سيستم مديريت محتوا به طور کلي براي ECM (Enterprise Content Management) و WCM ( Web Content Management) به کار گرفته مي شود. در واقع ECM استراتژي‌ها، متدها و ابزارهايي براي دريافت، مديريت، ذخيره، نگهداري و تحويل محتواي مرتبط با فرايندهاي سازماني است. ابزارها و استراتژي‌هاي ECM، مديريت اطلاعات سازمان نيافته و طبقه بندي نشده را در هرجايي که باشد، فراهم مي‌کند WCM نيز توليد مشارکتي محتوا براي سايت ها را فراهم مي کند.نرم افزار هاي ECM اغلب قابليت انتشار WCM را نيز دارا مي باشند. هم مديريت محتواي سازماني و هم مديريت محتواي وب از دو جز تشکيل شده است:

(Content Management Application) CMA - 1
(Content Delivery Application) CDA -2
CMA يک (graphical user interface) GUI مي باشد که به کاربر اجازه ي توليد،ويرايش و يا حذف محتواي داخل سايت بدون هيچ گونه اطلاعي از زبان html مي دهد. CDA امکان خدمات back-end و مديريت محتواي توليد شده در CMA را فراهم مي‌کند.

يک CMS خوب داراي چه ويژگي هايي است؟
امکاناتي که يک CMS در اختيار شما قرار مي دهد با امکانات CMS هاي ديگر متفاوت است. در کل CMS ها داراي ويژگي هاي :مديريت فرمت ، جستجو و بازاريابي ، اصلاح و انتشار و INDEXING مي باشد.

امکانات يک CMS خوب چيست؟
- پشتيباني توسط طراحان و توسعه دهندگان ( چه cms رايگان باشد و چه مبتني بر اشتراک)

- محيط کاربري ساده

- چند کاربره بودن

- انعطاف پذيري براي توسعه

- بالا بودن سرعت انتشار مطالب در سايت و مديريت بخش هاي مختلف

- توانايي ويرايش متن به سادگي و داشتن امکانات لازم براي گذاشتن فايل هاي مديا در کنار متون

- قابليت ارتباط گرفتن با کاربر (امکاناتي همچون عضويت ، نظرسنجي و…)

- يک cms خوب بايد راه کارهاي جلوگيري از نفوذ به سايت داشته باشد

- بهينه بودن براي موتورهاي جستجو از قبيل Google , Yahoo و Bing

- پشتيباني از چندين زبان به ويژه زبان فارسي

URL-هاي سئو فرندلي

- طراحي سايت توسط آن سريع و ارزان باشد

چگونه ميتوانيم يک سيستم مديريت محتوا براي خود انتخاب کنيم؟
تقريبا هيچ محدوديتي براي عواملي که شرکت يا سازمان در انتخاب CMS خود در نظر مي گيرد وجود ندارد.اما با اين وجود برخي ويژگي هاي اساسي هستند که بايد به آن ها توجه داشت،مانند easy-to-use بودن رابط ويراشگر،داشتن قابليت جستجوي هوشمند و … . با اين حال، براي برخي از سازمان ها، نرم افزاري که استفاده مي کنند بستگي به نيازهاي خاصي که دارند دارد.

براي مثال اندازه سازمان و پراکندگي سازمان را در نظر بگيريد.ادمين سيستم مديريت محتوا بايد آگاهي داشته باشد که چند نفر از نرم افزار استفاده مي کنند،اينکه آيا CMS به قابليت پشتيباني از چند زبان نياز دارد و يا اينکه چند نفر براي تيم پشتيباني و اداره CMS نياز است.در هنگام استفاده از سيستم مديريت محتوا در نظر گرفتن سطح کنترل و دسترسي ادمين ها و کاربران نهايي نيز مسئله مهمي است.مورد ديگري که بايد در نظر گرفته شود، تنوع اشکال داده هاي الکترونيکي در سازمان است. تمام انواع محتواي ديجيتال بايد به راحتي index ميشود.

چه نرم افزار هايي ميتواند CMS ارائه دهد؟
تعداد زيادي نرم افزار رايگان CMS به صورت مبتني بر اشتراک هاي شخصي و سازماني ارائه مي شود . که در زير به آنها اشاره مي کنيم:

1- ورد پرس (WORD PRESS)
وردپرس در ادامه راه پروژه? موفق b ? است که در سال ???? شکل گرفت. نام وردپرس را کريستيان اِسلِک، دوست مت مولنوگ (توسعه‌دهنده? اصلي وردپرس) پيش نهاد و از آن روز وردپرس با سرعت و پيشرفتي قابل ملاحظه تبديل به معروف‌ترين و پرکاربردترين ابزار ساخت وبلاگ و سايت بر روي هاست شده است.

کاربران وردپرس ميتوانند با نصب و اجراي پوسته يا قالب وردپرس ظاهر و امکانات سايت خود را بدون تغييري در محتويات صفحات مديريت کنند، شما ميتوانيد هر قالب وردپرس را همانگونه که هست استفاده کنيد يا با استفاده از ويرايشگر وردپرس و دانش کدنويسي تغييرات مورد نياز خود را در آن اعمال کنيد.افزونه وردپرس به شما اين امکان را ميدهد که بدون تغيير در قالب اصلي امکانات جانبي زيادي را به آن اضافه کنيد، در حال حاضر بيش از 22000 افزونه وردپرس انتشار يافته است که امکاناتي مانند فرم هاي تماس، تقويم و ساعت، گالري تصاوير و … را شامل ميشوند.براي اين که بدانيد وردپرس چيست و چونه مي شود آن را ياد گرفتن به اين قسمت برويد.

2- جوملا
جوملا نام يک CMS رايگان و متن باز است که مخصوص انتشار محتواي وب است.جوملا در يک فريم ورک نرم‌افزاري تحت وب model–view–controllerساخته شده که مي‌تواند به طور مستقل از سيستم مديريت محتوا استفاده شود.جوملا به زبان php نوشته شده‌است و از پايگاه داده? MySQL استفاده مي‌کند.

جوملا شامل امکان بارگذاري موقت در حافظه براي بهبود کارايي (caching)، ايجاد فهرست خودکار، ارسال خبر از طريق قالب RSS، ارائه? نسخه قابل چاپ، بخش‌هاي کوتاه خبري، تالار گفتگو، نظر سنجي، تقويم، جستجوي اينترنت و پشتيباني از زبان‌هاي متعدد (از جمله فارسي) است.

علاوه بر امکانات پايه، افزونه‌هايي (شامل کامپوننت، ماژول، پلاگين، قالب، بسته زبان) هستند که به امکانات جوملا مي‌افزايند. بيش از ?????? افزونه? رايگان و تجاري در شاخه? رسمي افزونه‌هاي جوملا وجود دارد.

نام جوملا گرفته شده از واژه‌اي در زبان سواحيلي است که به معني «جملگي» يا «همگي» است.

Drupal -3
دروپال سامانه مديريت محتوايي متن باز و رايگان به زبانphp است که براي توسعه برنامه‌هاي کاربردي مبتني بر وب و ايجاد بلاگ است که تحت مجوز JPL منتشر شده‌است. از اين برنامه براي مديريت محتواي بيش از ? درصد از صفحات وب استفاده شده است.

دروپال را مي‌توان در سيستم‌عاملهاي مختلف نصب نمود. پيش نيازهاي نصب اين برنامه يک کارگزار وب مانند آپاچي و يک پايگاه داده مانند MySQL مي‌باشند. همچنين مي‌بايست که php ?.?.? يا نسخه‌ي جديد تر نصب باشد. البته در نسخه‌ي ? دروپال نسخه‌ي php ?.? يا بالاتر مورد نياز است.

نسخه استاندارد دروپال که هسته دروپال شناخته مي‌شود، ويژگي‌هاي پايه معمول يک سيستم مديريت محتوا را داراست. اين‌ها شامل ثبت نام کاربري و تعمير، مديريت منو، خوراک آراس‌اس، رده ‌بندي، شخصي‌سازي ساختار برگه و مديريت سيستم مي‌شود. هسته دروپال مي‌تواند براي يک وبسايت ساده، وبلاگ تکي و گروهي، فروم اينترنتي يا انجمني اينترنتي که محتواي آن توسط کاربران ايجاد شود به کار رود.

SharePoint -4
SharePoint نخستين بار در سال ???? عرضه شده است . که يکي از محصولات تحت وب شرکت مايکروسافت است. شيرپوينت که با مجموعه آفيس مايکروسافت يکپارچه است به عنوان يک درگاه اطلاعاتي سازمان با قابليت مديريت اسناد، مديريت و سفارشي سازي داده‌ها و قابليت تعريف و مديريت سايت‌هاي نامحدود ايجاد شده‌ است.

نسخه هايي از شير پوينت که به صورت زير هستند:

شيرپوينت آنلاين که بخشي از اشتراک آفيس ??? است. اين نسخه به مجموعه‌اي از قابليت‌هاي همکاري تيمي، ميزباني فايل‌ها، مديريت اسناد و مديريت محتوا محدود است و به صورت دوره‌اي به روز مي‌شود.
شيرپوينت سرور که به صورت يک نرم‌افزار قابل نصب بر روي زيرساخت فناوري اطلاعات به سازمان‌ها عرضه مي‌شود. اين نسخه از شيرپوينت، به روزرساني‌هاي کمتري دريافت مي‌کند اما امکانات بيشتري را در اختيار قرار مي‌دهد.
سرور هاي شير پوينت ها در سه نسخه عرضه مي شود:

ويرايش Foundation که به صورت رايگان مي باشد.
ويرايش Standard
ويرايش Enterprise
تا به امروز تمام سرويس دهنده‌هاي جديد محصول مايکروسافت سازگار با اين سيستم منتشر شده‌است.